Muốn năng suất tốt hơn? Đây là những gì các nhà quản lý đã sai.
Có khả năng nhân viên của bạn đang chìm đắm trong những điều phiền nhiễu mỗi ngày. Sau đây là hướng dẫn đơn giản để trở thành một ông chủ thân thiện hơn với nhóm của bạn.
SÓC!!! Trò đùa cũ về việc con chó của bạn mất tập trung như thế nào khi một con sóc chạy ngang qua vẫn còn sống và khỏe mạnh ở nơi làm việc ngày nay, cho dù đó là môi trường văn phòng hay môi trường làm việc từ xa— EMAIL!!! Ối. Vừa nhận được tin nhắn ở đó và phải kiểm tra nó. Được rồi, quay lại làm việc… Nghe có quen không? Email, IM và các ping khác là nguyên nhân hàng đầu gây mất tập trung cho những người lao động tri thức. Theo báo cáo của The Economist Intelligence Unit Tìm kiếm sự mất tập trung, con số đáng kinh ngạc là 70% những nhân viên có tư duy phê phán này đã phá vỡ tiến độ của chính họ để kiểm tra email ít nhất một lần một giờ—và 18% kiểm tra cứ sau vài phút. Brendon Schrader, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Antenna, một công ty tư vấn có trụ sở tại Minneapolis, cho biết: “Là một tập đoàn gồm các nhà tư vấn tiếp thị, chúng tôi có hàng trăm chuyên gia tiếp thị làm việc ở các tổ chức khác nhau vào bất kỳ ngày nào”. “Họ cần phải đứng đầu trong trò chơi của mình và họ không thể lãng phí một giây nào. Vì vậy, chúng tôi cần hỗ trợ họ suốt ngày đêm mà không thực sự làm gián đoạn họ.” Mỗi nhân viên tri thức trong nhóm của bạn mất trung bình 581 giờ mỗi năm vì những phiền nhiễu. Tức là hơn 14 tuần—mỗi người—không thực sự làm việc. Có một trăm nhân viên? Đó là gần 28 năm mất tập trung mỗi năm. Tính theo đồng đô la, năng suất bị mất hàng năm chỉ tính riêng ở Hoa Kỳ là 391 tỷ USD – hay khoảng 34.448 USD cho mỗi nhân viên tri thức. Mặt khác, việc cải thiện sự tập trung đó và loại bỏ những phiền nhiễu có thể mang lại 1,2 nghìn tỷ USD sản lượng nhân viên chưa được khai thác. Với số tiền đó, bạn có thể thuê ai đó đọc email cho bạn.
Làm việc ở nhà có khiến bạn khó tập trung hơn không?
Câu trả lời ngắn gọn là không. 70% cho biết khả năng tập trung của họ sắc nét hơn ở văn phòng hoặc khả năng tập trung vào công việc của họ không thay đổi khi làm việc ở nhà. Mặc dù vậy, những người làm việc từ xa vẫn phải vật lộn với một số vấn đề, bao gồm:
- Mức độ hiểu lầm lớn hơn
- Khó khăn khi bắt đầu dự án mới với nhiều cộng tác viên
- Tác động tiêu cực đến văn hóa công ty
- Cảm giác bị ngắt kết nối, yếu tố góp phần lớn nhất khiến nhân viên mất gắn kết
Vì vậy, trong khi họ cảm thấy mình đang làm việc chăm chỉ hơn bao giờ hết, thì những nhân viên tri thức của bạn lại bị phân tâm, thảnh thơi và vô tình tước đi của bạn 34 nghìn đô la mỗi năm—mỗi người. Bất kể bạn có 50 hay 500 nhân viên, đó là một vấn đề mà bạn sẽ phải tập trung vào. Nó không giống như những công nhân này đang ngủ trưa trong giờ làm việc – họ đang kiểm tra email của mình. Bạn không thể đơn giản bảo họ dừng lại.
Bạn có phải là một phần của vấn đề?
Các nhà lãnh đạo có thể làm gì để thúc đẩy sự tập trung hơn trong công việc? Để bắt đầu, bạn có thể ngừng cố gắng làm mọi thứ. Nếu bạn liên tục cố gắng che đậy mọi thứ, bạn có thể tạo ra một vòng xoáy hỗn loạn không hồi kết và thực sự tạo ra nhiều vấn đề hơn. Thay vào đó, việc tìm kiếm sự tập trung cho bản thân sẽ giúp bạn có thời gian để làm những gì bạn làm tốt nhất. Dưới đây là một số mẹo để thử.
1. Dẫn dắt bằng ví dụ
Cho nhân viên thấy những gì bạn muốn ở họ luôn có sức nặng hơn việc bảo họ phải làm gì. Vì vậy, hãy kiểm soát những phiền nhiễu của bạn và thực sự thể hiện sự tập trung. Một điều dễ dàng bạn có thể làm: cho nhóm của bạn biết rằng tin nhắn từ bạn không phải lúc nào cũng hấp dẫn. Nhân viên có thể hoàn thành việc họ đang làm trước khi phản hồi, vì vậy, email từ sếp sẽ không làm họ chậm lại.
2. Thoát khỏi email và cuộc họp
Theo báo cáo của EIU, những người có thời gian làm việc không họp hành có khả năng tập trung cao gấp ba lần. Vì vậy, hãy thử tạo ra những khoảng thời gian không bị gián đoạn bằng cách tắt thư và tạo ra những ngày thứ Tư không họp hoặc bất cứ cách nào hiệu quả. Sau đó, hãy cam kết thực hiện thời gian này với tư cách cá nhân và tổ chức, và nhân viên của bạn sẽ ghi nhận quyết tâm của bạn bằng những cam kết của chính họ. Nếu bạn cần biết nhóm của mình đang làm gì, hãy sử dụng công cụ như Dropbox, công cụ này cho phép bạn giám sát hoạt động của nhóm—mà không cần phải làm gián đoạn nhóm.
3. Làm quen với mô hình làm việc kết hợp
Làm việc tại nhà chẳng đi đến đâu và một số người sẽ không bao giờ quay lại văn phòng. Vì vậy, hãy cung cấp cho nhân viên của bạn những công cụ dễ dàng để kết nối và cộng tác bất kể họ gọi văn phòng là gì.
4. Cân bằng các cuộc gặp mặt trực tiếp với thời gian riêng tư tập trung
Tất cả chúng ta sẽ rất vui mừng khi một lần nữa có thể làm việc cùng nhau trên bàn. Nhưng khi điều đó xảy ra, hãy cố gắng đừng làm tất cả cùng một lúc. Dành không gian cho công việc cá nhân và cộng tác mà không cần triệu tập bất cứ khi nào có thể—sử dụng các giải pháp cộng tác và lưu trữ linh hoạt cho phép bạn xem và chia sẻ công việc từ xa.
5. Giúp công việc từ xa hoạt động tốt hơn
Hãy làm theo một số mẹo đơn giản sau của Inc. để luôn tập trung tại văn phòng tại nhà và khuyến khích nhóm của bạn làm điều tương tự.
- Hãy nghỉ giải lao thường xuyên—những người làm việc hiệu quả nhất sẽ nghỉ giải lao 17 phút sau mỗi 52 phút.
- Hãy hối lộ bản thân bằng một món quà hoặc một tách cà phê, nhưng chỉ khi một nhiệm vụ cụ thể được hoàn thành.
- Tắt thông báo. Không có gì phá vỡ được thói quen như tiếng ping của một email khác hoặc tiếng Slack truyền qua.
- Tập thể dục trong ngày làm việc—việc vận động cơ thể sẽ giúp bạn tăng cường năng lượng để tiếp tục làm việc.
- Hãy tự đặt ra cho mình những thời hạn—những thời hạn thực tế—chúng sẽ giúp loại bỏ những phiền nhiễu.
- Mặc quần áo. Khi bạn mặc bộ đồ ngủ, bạn không có cảm giác như đang làm việc nên bạn không làm việc chăm chỉ nữa.
6. Sử dụng đúng công cụ
Nếu bạn liên tục chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác thì việc duy trì nhiệm vụ không phải là điều dễ dàng. Phát triển một “hệ sinh thái” kỹ thuật số có thể dễ dàng tích hợp các công cụ mà nhân viên cần—hoặc làm việc trên nền tảng chia sẻ như Dropbox, cho phép chia sẻ tệp đơn giản và nhận xét theo thời gian thực—giúp nhân viên bắt đầu làm việc hiệu quả và tiếp tục làm việc.
Bạn đang trả tiền cho nó
Con số 34.448 đô la mà chúng tôi đã đề cập trước đó—bạn còn nhớ, số tiền mà mỗi nhân viên có thể bị mất mỗi năm do bị phân tâm—nhanh chóng chứng minh giá trị của bất kỳ giải pháp nào giúp họ tập trung. Hãy cân nhắc đầu tư vào các loại công cụ đã được chứng minh là có thể giúp mọi người tập trung vào công việc vì bất cứ điều gì tốt cho sự tập trung của nhân viên đều tốt cho doanh nghiệp. Bây giờ hãy kiểm tra email của bạn.
