Bắt đầu sử dụng chữ ký điện tử ở đâu trong tổ chức của bạn
Nền tảng chữ ký điện tử thông minh có thể giúp bạn tuyển dụng những nhân viên mới tuyệt vời, đạt được nhiều doanh số hơn và tiết kiệm thời gian pháp lý. Tất cả nhanh hơn mức bạn có thể nói “thủ tục giấy tờ thật tệ!”
Chúng tôi nghĩ đã đến lúc bỏ đi từ “cần thiết” mà mọi người sử dụng khi mô tả “điều ác cần thiết” đó là giấy tờ. Ngày càng dễ dàng hơn để trục xuất các thủ tục giấy tờ khỏi nơi làm việc và gửi nó trở lại các vùng nether nơi nó đến.
Đây là nơi các tổ chức nên bắt đầu sử dụng phần mềm Chữ ký điện tử để tiếp nhận những nhân viên xuất sắc một cách hiệu quả và nhanh chóng chốt các giao dịch mới—tất cả trong khi vẫn đảm bảo tính hợp pháp và an toàn.
Chữ ký điện tử giúp mở rộng quy mô giới thiệu nhân viên
Soạn thảo, in ấn, fax, scan, lưu trữ, sửa lỗi… từ lâu, những công việc này được coi là công việc cần thiết đối với hầu hết các bộ phận kinh doanh. Và không ai hiểu rõ nỗi kinh hoàng này hơn những người ở bộ phận nhân sự phụ trách việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
Nhưng trong thời đại chuyển đổi kỹ thuật số khi bạn có thể đến gặp bác sĩ theo đúng nghĩa đen, chẳng phải đã đến lúc chúng ta loại bỏ nghệ thuật viết giấy đen tối sao?
Chúng tôi nghĩ vậy.
Lợi ích của chữ ký điện tử trong quá trình đào tạo nhân viên
Có rất nhiều lợi ích đang chờ bộ phận nhân sự tích hợp nền tảng Chữ ký điện tử không cần giấy tờ vào quy trình giới thiệu nhân viên của mình.
Tích hợp liền mạch cho tất cả mọi người
API Dấu hiệu Dropbox cho phép bộ phận nhân sự lấy thông tin được cung cấp trong quá trình đăng ký của người nộp đơn và sử dụng thông tin đó để tự động điền tất cả các thủ tục giấy tờ cần thiết, tạo một bộ tệp PDF được cá nhân hóa (và dễ đọc) và gửi các tài liệu đã hoàn thành cho người ký điện tử ngay từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của họ. Điều này không chỉ loại bỏ tình trạng dư thừa trong đội ngũ nhân sự mà còn giảm bớt một số xung đột có thể khiến ứng viên bỏ cuộc — điều này rất quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn cần mở rộng quy mô tuyển dụng một cách nhanh chóng.
Bên thứ ba xử lý các vấn đề kỹ thuật
Chuyển đổi kỹ thuật số khó có thể đạt được nếu bạn phải thuê cả một nhân viên hành chính mới chỉ để thiết lập và quản lý tất cả các công cụ! Đó là lý do chính khiến bộ phận nhân sự yêu thích mô hình Dropbox Sign. Nền tảng Chữ ký điện tử Dropbox Sign đi kèm với nhóm hỗ trợ do nhà phát triển lãnh đạo sẽ giúp bạn thiết lập trong vòng chưa đầy một tuần và quản lý tất cả nội dung công nghệ mà bạn không có thời gian hoặc mong muốn.
Instacart phát triển nhanh chóng như thế nào nhờ phần mềm eSignature
Dropbox Sign và Dropbox Forms đã trao quyền cho dịch vụ giao hàng tạp hóa theo yêu cầu Instacart để cải thiện khả năng hoàn thành đơn đăng ký của nhà thầu Shopper lên 270% và tiết kiệm hơn 50 giờ mỗi tuần cho các nhiệm vụ triển khai.
Tại bất kỳ thời điểm nào, Instacart đều ký hợp đồng với hơn 10 nghìn “Người mua hàng” để lựa chọn, đóng gói và giao hàng tạp hóa cho khách hàng.
Với khối lượng đó, quá trình sử dụng bút và giấy của họ đã gây ra xích mích đáng kể. Nhân viên tại văn phòng phải quản lý vật lý các thủ tục giấy tờ và quá trình giới thiệu của từng Người mua hàng. Khi họ tìm cách mở rộng quy mô tới 80% hộ gia đình ở Hoa Kỳ, quy trình tốn thời gian này không ảnh hưởng đến nhân viên nội bộ của họ cũng như những người có trình độ mà họ đang gặp khó khăn trong việc giới thiệu và giữ chân.
Với sự trợ giúp của nhóm hỗ trợ API do nhà phát triển dẫn đầu của chúng tôi, Instacart đã nhúng Chữ ký điện tử có tính ràng buộc về mặt pháp lý dành cho Người mua hàng cũng như việc tạo và quản lý tài liệu nhân sự ngay trong ứng dụng của họ. Đúng vậy, họ không dừng lại ở việc số hóa—họ hoàn toàn di động để đáp ứng lực lượng lao động thường xuyên di chuyển tại nơi họ sinh sống.
Giờ đây, Người mua hàng có thể nhận tất cả tài liệu quan trọng về việc làm và giới thiệu—và ký tên hợp pháp!—ngay từ điện thoại của họ.
Ngoài ra, với tính năng mẫu Dropbox Sign, nhóm nhân sự của Instacart có thể tạo, định dạng và lưu trữ các mẫu giới thiệu quan trọng để ngăn chặn việc họ phải làm lại nhiều lần.
Chữ ký điện tử giúp việc bán hàng trở nên đơn giản hơn
Thật dễ dàng để hiểu tại sao quy trình truyền thống gửi một loạt tài liệu quan trọng qua email và yêu cầu khách hàng nhận in, ký tên và gửi lại chúng không còn hiệu quả trong thế giới hiện đại.
Quy trình gửi và ký được số hóa không chỉ giúp việc bán hàng trở nên đơn giản hơn—mà còn giúp công ty của bạn đạt doanh thu nhanh hơn đồng thời cắt giảm chi phí chung!
Lợi ích của việc sử dụng chữ ký điện tử để bán hàng
Nếu bộ phận bán hàng của bạn thực sự đang cố gắng kiếm tiền cho công ty của bạn thay vì chi tiêu toàn bộ số tiền đó vào các quy trình thủ công, tốn thời gian; chúng tôi nghĩ bạn sẽ thực sự thích những lợi ích mà Chữ ký điện tử mang lại.
Đạt doanh thu nhanh hơn
Với các tính năng chu đáo dành cho doanh nghiệp như CCing, mẫu và thông báo trạng thái; Đội ngũ bán hàng không bao giờ bị mắc kẹt trong việc chờ ai đó chú ý đến đống giấy tờ đang nằm trên bàn làm việc hoặc trong hộp thư đến của họ, chỉ chờ được ký và gửi lại để quá trình tương tác cuối cùng có thể bắt đầu.
Hai cách để tiết kiệm
Bên cạnh việc tiết kiệm chi phí vận hành nhờ nền tảng chữ ký điện tử, Dropbox Sign còn mang lại khoản tiết kiệm tiền thực tế dưới dạng các gói hàng năm và hàng tháng với giá cả phải chăng. Với bản dùng thử miễn phí, giá cả minh bạch và không có phí ẩn—đội ngũ bán hàng trong các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp đều được trao quyền để tìm ra kế hoạch phù hợp với ngân sách của họ.
Đối với những nhóm muốn có sức mạnh và khả năng tùy chỉnh mà API Dropbox Sign của chúng tôi cung cấp, việc định giá API của chúng tôi cũng dễ dàng và bạn không cần phải tìm hiểu nhiều bộ phận hỗ trợ khách hàng để bắt đầu (mặc dù họ là những người khá tuyệt vời nếu chúng tôi tự nói như vậy).
Cách Vendini sử dụng chữ ký điện tử để chốt đơn hàng trong thời gian kỷ lục
Bộ phận bán hàng của Vendini cần đẩy nhanh quá trình bán hàng để đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ hơn cho cả nhóm và những khách hàng có nhịp độ nhanh của họ.
Kathryn Hunt, thành viên bộ phận tiếp thị sản phẩm của Vendini, cho biết: “Chúng tôi nhận thấy rằng việc chốt giao dịch không phải là phần khó khăn trong chu kỳ bán hàng của chúng tôi”. “Chính các thủ tục hành chính đã thực sự làm mọi thứ chậm lại. Thật đau đầu khi mọi người sẵn sàng ký vào ngày hôm đó và lại bị ném vào một chu trình giấy tờ kéo dài ”.
Thành thật mà nói, giải pháp cho việc trì hoãn doanh số bán hàng của Vendini khá đơn giản—và chúng tôi nghĩ rằng giải pháp đó cũng có thể áp dụng cho bộ phận bán hàng của bạn.
Thật ngạc nhiên, chữ ký điện tử của nó!
Cụ thể hơn, đó là nền tảng Chữ ký điện tử thông minh giúp quy trình làm việc của bạn tốt hơn mà không tốn nhiều tiền để thiết lập hoặc mất nhiều giờ để quản lý.
Vendini đã sử dụng tính năng tích hợp Dropbox Sign Google Drive để tạo và định dạng MSA của họ trước khi gửi chúng cho khách hàng, những người sau đó có thể ký và gửi lại tài liệu chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Các tài liệu và chữ ký vẫn được bảo mật trong toàn bộ quá trình và được lưu trữ trong cả tài khoản Dropbox Sign của Drive và Vendini để dễ dàng truy cập.
Nhờ sự tích hợp duy nhất đó, đội ngũ bán hàng của Vendini đột nhiên có thể gửi các thỏa thuận với tốc độ cực nhanh—đôi khi kết thúc các giao dịch trong khi đại diện bán hàng vẫn đang nói chuyện điện thoại với khách hàng tiềm năng!
Các đại diện bán hàng cũng sử dụng tính năng Dropbox Sign “CC” để đảm bảo CFO, người quản lý và bất kỳ ai khác cần tham gia đều nhận được thông báo qua email về tiến độ của các tài liệu bán hàng quan trọng. Vendini thậm chí còn sử dụng tốt Dấu hiệu Dropbox để tích hợp Slack. Nhân viên bán hàng của họ có thể nhìn thấy trong thời gian thực khi một tài liệu được ký kết để họ có thể ăn mừng theo đó.
Chữ ký điện tử trao quyền cho bộ phận pháp lý
Mặc dù bộ phận pháp lý của bạn có thể không cần sớm khởi kiện một vụ việc, nhưng bộ phận này có thể có một số điểm khó khăn về hành chính giống nhau mà tất cả các tổ chức pháp lý đều phải đối mặt—những lo ngại về an ninh và pháp lý, quy trình làm việc nặng nề và chi phí tốn kém.
Làm thế nào bất kỳ bộ phận pháp lý nào cũng có thể hưởng lợi từ Chữ ký điện tử
Dưới đây là một số cách mà các bộ phận pháp lý có thể hưởng lợi bằng cách áp dụng dịch vụ Chữ ký điện tử đơn giản, hiệu quả—mà không làm mất đi tính bảo mật và tính hợp pháp vốn rất quan trọng.
Tài liệu chính xác, bảo mật
Khi xử lý các tài liệu nhạy cảm và khách hàng cấp cao hoặc giám đốc điều hành có quyền lực cao, bộ phận pháp lý cần một giải pháp Chữ ký điện tử không chỉ chính xác mà còn cực kỳ an toàn.
Đó là lý do tại sao Dropbox Sign đi kèm với tính năng bảo mật tốt nhất như mã hóa SSL trong quá trình truyền tệp và cơ sở hạ tầng máy chủ bảo mật được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu được chứng nhận Cấp III, SSAE-16 hiện đại nhất với chứng nhận ISO 27001.
Tích hợp công nghệ đơn giản và tự động hóa
Với API liên tục được cập nhật và hỗ trợ bởi đội ngũ kỹ thuật nội bộ của chúng tôi, Dropbox Sign tích hợp khá mượt mà vào hầu hết các quy trình công việc hiện có.
Cho dù bạn đang sử dụng Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive hay gần như bất kỳ ứng dụng kinh doanh tốt nhất nào hiện nay; bạn có thể đặt cược rằng Dropbox Sign sẽ hoạt động tốt.
Tăng hiệu quả và dịch vụ
Vấn đề giấy tờ từ lâu đã kiểm soát quá nhiều về tốc độ và chi phí của các tình huống pháp lý. Thay vì cắt giảm chi phí bằng cách hy sinh dịch vụ, các bộ phận pháp lý có thể sử dụng công nghệ hiện đại như chữ ký điện tử để cắt giảm chi phí chung.
Nền tảng Dropbox Sign tập trung vào doanh nghiệp giúp số hóa các tài liệu pháp lý quan trọng nhất của bạn để tạo quy trình chia sẻ và ký kết nhanh chóng và an toàn cho dù có 2 hay 20 bên tham gia.
Đường mòn kiểm toán
Kể từ thời điểm bạn yêu cầu chữ ký, Dropbox Sign sẽ gắn một trang theo dõi kiểm tra vào chính tài liệu đó. Kết quả là quá trình kiểm tra không thể chỉnh sửa đảm bảo rằng các hành động trên tài liệu của bạn được theo dõi kỹ lưỡng và được đóng dấu thời gian để cung cấp bằng chứng về quyền truy cập, đánh giá và chữ ký.
Dropbox Sign: giải pháp chữ ký điện tử số một
G2 Crowd đã xếp hạng HelloSign (nay là Dropbox Sign) là giải pháp Chữ ký điện tử số một dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Chúng tôi cũng đứng thứ ba với tư cách là sản phẩm phần mềm tốt nhất nói chung dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Không quá xấu!
Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ không có đủ tiền để thuê một đội ngũ quản trị viên giấy tờ hay một doanh nghiệp không có thời gian cho việc đó thì nền tảng Chữ ký điện tử thông minh như Dropbox Sign có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian về mặt pháp lý, trợ giúp. Đội ngũ bán hàng của bạn chốt được nhiều giao dịch hơn và tuyển được nhân viên mới vào nhóm của bạn nhanh hơn mức bạn có thể nói “thủ tục giấy tờ thật tệ!” Nếu bạn đang làm việc với các tài liệu kỹ thuật số hoặc giấy, Dropbox Sign sẽ hỗ trợ bạn.
Hãy tiếp tục và bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay. Nhưng hãy cẩn thận, một khi bạn đến với ánh sáng—bạn sẽ không bao giờ tôi muốn quay trở lại với nghệ thuật đen tối trong việc giải quyết các thủ tục giấy tờ trên giấy thật.
