Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc chia sẻ tài liệu một cách an toàn và hiệu quả là điều cần thiết. Tuy nhiên, việc sử dụng các phương pháp chia sẻ truyền thống như email hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật và hiệu quả.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về bảo mật và hiệu quả trong chia sẻ tài liệu trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc lựa chọn một giải pháp đáng tin cậy là điều không thể thiếu. Dropbox DocSend đã khẳng định vị thế của mình là một công cụ tối ưu để giải quyết các thách thức này.
Với sự kết hợp giữa tính năng tiện lợi và khả năng bảo mật cao, DocSend mang đến cho người dùng một cách thức an toàn và hiệu quả để quản lý và chia sẻ tài liệu. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về cách mà DocSend có thể giúp bạn tối ưu hoá quy trình làm việc và bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Giới thiệu về Dropbox DocSend
Dropbox DocSend là nền tảng chia sẻ tài liệu an toàn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và bảo mật khi chia sẻ tài liệu với khách hàng, đối tác và bên trong công ty. DocSend cung cấp nhiều tính năng tiên tiến giúp đơn giản hóa quy trình chia sẻ tài liệu, theo dõi hiệu quả và bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Các tính năng chính của Dropbox DocSend:
- Chia sẻ an toàn: Cấp quyền truy cập tài liệu cho từng cá nhân hoặc nhóm cụ thể, đặt mật khẩu và hạn chế thời gian truy cập.
- Theo dõi hoạt động: Theo dõi ai đã xem tài liệu của bạn, họ đã xem gì và trong bao lâu.
- Bảo vệ tài liệu: Bảo vệ tài liệu của bạn bằng các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa đầu cuối và phòng dữ liệu ảo.
- Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu chia sẻ để hiểu rõ hơn về cách thức người nhận tương tác với tài liệu của bạn.
- Tích hợp: Tích hợp với các ứng dụng kinh doanh phổ biến như Salesforce, G Suite và Slack.
Điểm nổi bật của Dropbox DocSend:
Dropbox DocSend cung cấp một giải pháp hiệu quả để kiểm soát và quản lý tài liệu kinh doanh một cách an toàn và hiệu quả hơn so với việc đính kèm trực tiếp trên email.
- Thay vì đính kèm trực tiếp, bạn có thể gửi liên kết tới tài liệu trên DocSend có thể giảm tải lưu trữ email và tăng tính bảo mật vì tài liệu không được lưu trữ trên email của người nhận.
- DocSend cho phép bạn cập nhật và thay đổi tài liệu ngay cả sau khi đã gửi đi. Người nhận sẽ luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của tài liệu.
- Đặc biệt, DocSend cung cấp các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ thông tin quan trọng của bạn.
- Ngoài ra, bạn có thể xem ngay lập tức thông tin về việc người nhận đã đọc tài liệu hay chưa, thời gian họ đã dành cho từng trang, hoặc xem bản thống kê về lượt truy cập theo thời gian thực. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về tương tác và quan tâm của người nhận đối với tài liệu.
Dropbox DocSend nổi bật với giao diện trực quan và đơn giản, giúp người dùng dễ dàng chia sẻ và theo dõi tài liệu một cách hiệu quả.
Nó còn tích hợp nhiều tính năng linh hoạt để đáp ứng mọi nhu cầu trong quá trình chia sẻ tài liệu. Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp của DocSend luôn sẵn sàng giúp đỡ và giải đáp mọi thắc mắc của người dùng.
Lợi ích của việc sử dụng Dropbox DocSend:
- Bảo vệ tài liệu nhạy cảm khỏi bị truy cập trái phép, rò rỉ dữ liệu và vi phạm bản quyền.
- Theo dõi hiệu quả của các tài liệu chia sẻ và thu thập phản hồi từ người nhận.
- Đáp ứng các yêu cầu tuân thủ quy định về bảo mật dữ liệu.
- Chốt hợp đồng nhanh hơn và tăng tỷ lệ chuyển đổi bằng cách cung cấp cho khách hàng tiềm năng trải nghiệm chia sẻ tài liệu liền mạch.
Khả năng tạo các link chia sẻ bảo mật và phân tích dữ liệu truy cập của DocSend được hỗ trợ bởi những yếu tố sau:
- Kiểm soát danh sách người truy cập:
- Whitelisting: Cho phép chỉ những địa chỉ email hoặc tên miền cụ thể được thêm vào danh sách trắng mới có thể truy cập tài liệu.
- Blacklisting: Ngăn chặn truy cập từ những địa chỉ email hoặc tên miền được thêm vào danh sách đen.
- Mã hóa:
Mã hóa đầu cuối đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập hợp lệ mới có thể xem tài liệu. Tài liệu được lưu trữ trên các máy chủ an toàn được bảo vệ khỏi truy cập trái phép.
- Theo dõi và phân tích:
- DocSend theo dõi ai đã truy cập tài liệu, họ đã xem gì và trong bao lâu.
- Thông tin này được cung cấp trong các bảng điều khiển chi tiết giúp người dùng theo dõi mức độ tương tác của người nhận.
- Phân tích dữ liệu này giúp người dùng:
- Xác định xem ai đã xem tài liệu của họ.
- Xác định các phần tài liệu được xem nhiều nhất.
- Xác định xem người nhận có dành đủ thời gian cho tài liệu hay không.
- Nhận phản hồi từ người nhận thông qua tính năng đánh giá và ghi chú.
- Tích hợp:
DocSend tích hợp với nhiều ứng dụng kinh doanh phổ biến như Salesforce, G Suite và Slack. Điều này cho phép người dùng chia sẻ tài liệu trực tiếp từ các ứng dụng mà họ sử dụng hàng ngày.
Kết hợp những yếu tố này, DocSend cung cấp một nền tảng chia sẻ tài liệu an toàn và hiệu quả giúp doanh nghiệp:
- Bảo vệ thông tin nhạy cảm.
- Theo dõi mức độ tương tác của người nhận.
- Nâng cao hiệu quả quy trình chia sẻ tài liệu.
- Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi và tăng doanh thu.
Những tích hợp của Dropbox DocSend và lợi ích của việc sử dụng
Kết nối ứng dụng
Kết nối với một vài ứng dụng bên ngoài như Salesforce, G Suite, Slack và Zapier. Việc kết nối này sẽ cho phép các ứng dụng đăng nhập, đồng bộ hóa dữ liệu và nhiều hơn thế nữa.
Tích hợp Dropbox
- Dễ dàng di chuyển các tệp từ Dropbox sang DocSend để chia sẻ và theo dõi an toàn.
- Theo dõi mức độ tương tác của người nhận với tài liệu được chia sẻ từ Dropbox.
Sử dụng Docsend với Google Drive
- Dropbox DocSend cho phép bạn dễ dàng di chuyển các tệp từ Google Drive sang DocSend để chia sẻ và quản lý. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát được phiên bản tài liệu mà bạn chia sẻ.
- DocSend cung cấp các công cụ để bạn theo dõi và kiểm soát việc tương tác của người nhận với tài liệu. Bạn có thể biết được liệu họ đã đọc tài liệu hay chưa, dành bao nhiêu thời gian trên từng trang, và các thông tin liên quan khác để đánh giá mức độ quan tâm và hiệu quả của tài liệu.
Dropbox DocSend + GSuite
- Tiện ích mở rộng Chrome: Truy cập DocSend trực tiếp từ trình duyệt Chrome.
- Cung cấp quyền truy cập vào Add-on Gmail của DocSend để theo dõi và quản lý tài liệu được chia sẻ qua email.
Dropbox DocSend & Salesforce
- Add-on giúp người dùng hiển thị phân tích tài liệu và video trong Salesforce CRM của họ.
- Đồng bộ hóa dữ liệu từ DocSend sang Salesforce để có cái nhìn toàn diện về hiệu suất tài liệu. Sau khi được kết nối và kích hoạt, DocSend có thể tạo nhiệm vụ trong Salesforce cho các hoạt động nhất định như lượt truy cập, tạo liên kết tài liệu, v.v.
Các tích hợp khác
- Zapier: Kết nối DocSend với hàng nghìn ứng dụng khác để tự động hóa quy trình làm việc phức tạp.
- PandaDoc: Gửi và theo dõi các tài liệu hợp đồng trực tiếp từ DocSend.
- HelloSign: Thu thập chữ ký điện tử có giá trị pháp lý cho các tài liệu được chia sẻ.
Ngoài ra, DocSend còn cung cấp API mở cho phép các nhà phát triển tạo các tích hợp tùy chỉnh với các ứng dụng và hệ thống của riêng họ.
Lợi ích của việc sử dụng các tích hợp Dropbox DocSend:
- Nâng cao hiệu quả thông qua chức năng tự động hóa các tác vụ thủ công và quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
- Giúp người gửi có thêm thông tin tương tác của người nhận.
- Bảo vệ tài liệu nhạy cảm bằng các biện pháp kiểm soát truy cập và mã hóa tiên tiến nhằm tăng cường bảo mật.
- Kết nối với các công cụ mà bạn đã sử dụng để tạo ra quy trình làm việc liền mạch.
