Dropbox – Đối với hầu hết các doanh nghiệp trên thị trường hiện nay, việc xây dựng một hệ thống công nghệ thông tin mang tính kết nối cho các hoạt động nội bộ dần trở thành một yếu tố bắt buộc, để có thể chuẩn hoá các hoạt động doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các hoạt động lưu trữ để có thể bảo đảm an ninh cho dữ liệu và khả năng vận hành, hợp tác giữa các đơn vị, phòng ban được hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, nếu là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, không đủ khả năng chi phí quá nhiều cho hệ thống IT nội bộ thì bạn có thể tìm đến Dropbox, một dịch vụ lưu trữ đám mây chuyên nghiệp do Solid & Soft phân phối và hỗ trợ chính thức tại thị trường Việt Nam.
Tại sao lại sử dụng Dropbox?
Như đã đề cập ở trên, mặc dù hệ thống IT doanh nghiệp là một tiêu chuẩn mới vô cùng cần thiết, thế nhưng trên thực tế, việc đầu tư cho các hệ thống này là không hề đơn giản một chút nào. Đó không chỉ là chi tiền để mua sắm các thiết bị như máy chủ, hệ thống lưu trữ NAS, mà còn là nhân lực kỹ thuật đủ năng lực vận hành các hệ thống này thường xuyên. Ấy là chưa kể đến tiêu chuẩn năng lực nhân sự và chất lượng phần mềm trong tương quan tương thích với phần cứng cũng có thể gây ra rất nhiều vấn đề khi vận hành, làm tăng chi phí duy trì và vận hành của hệ thống.
Do đó, một dịch vụ lưu trữ đám mây chuyên nghiệp tích hợp nhiều công cụ mạnh mẽ sẽ là lựa chọn tối ưu về chi phí cho doanh nghiệp so với tự đầu tư hệ thống của riêng mình.
Đầu tiên, là một dịch vụ lưu trữ đám mây, Dropbox đem đến cho doanh nghiệp không gian lưu trữ dung lượng cao. Không gian lưu trữ này đủ lớn để lưu trữ toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, có thể truy cập được với quyền admin từ bất cứ nơi nào, trên bất cứ thiết bị nào từ điện thoại di động thông minh chạy hệ điều hành Android hay iOS, đến các máy tính để bàn, laptop sử dụng hệ điều hành Linux (đến hiện tại duy nhất Dropbox có app kết hợp được với Linux), Windows, hay Macbook và iMac đều có thể dễ dàng truy cập mà không cần cấu hình riêng biệt cho từng hệ thống so với sử dụng hệ thống NAS truyền thống. Việc tách rời nơi lưu trữ dữ liệu ra khỏi không gian vận hành thực tế truyền thống cũng tuân theo các quy tắc an toàn của nhiếp ảnh gia người Mỹ Peter Krogh, đảm bảo cho dữ liệu của bạn an toàn dù cho các tai nạn hay thiên tai xảy đến. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể vận hành bình thường, hạn chế tới mức thấp nhất các thiệt hại có thể xảy ra đối với dữ liệu.
Bên cạnh đó, Dropbox sở hữu một bộ công cụ chuyên nghiệp phục vụ cho vận hành của doanh nghiệp. Có thể kể đến khả năng phân quyền tiếp cận dữ liệu cho các nhóm người dùng khác nhau bằng một vài thao tác vô cùng đơn giản, giúp bạn có thể duy trì khả năng sử dụng dữ liệu đồng bộ trong toàn doanh nghiệp. Các dữ liệu này được bảo mật ở cấp độ cao, ngăn ngừa các cuộc tấn công qua mạng, đồng thời cũng cho phép bạn thiết lập mật mã tạo nên lớp bảo vệ thứ hai cho các dữ liệu này.
Những công cụ như DocSend và Dropbox Sign giúp các phòng ban có thể giao tiếp tư liệu và sử dụng chữ ký điện tử dễ dàng, giảm thiểu nhu cầu in ấn và chờ duyệt, giúp tăng cao năng suất làm việc so với phương thức truyền thống. Trong khi đó, Dropbox Replay hay Dropbox Capture hỗ trợ mạnh mẽ hơn cho các đội nhóm làm việc sáng tạo, cần phải luôn theo dõi và cập nhật các tư liệu hình ảnh… Khả năng hỗ trợ lượng lớn các tập tin truyền thông đa phương tiện là nhờ vào sự hợp tác chặt chẽ giữa Dropbox với các ông lớn trong ngành như Adobe hay Blender cùng nhiều tên tuổi khác, giúp người dùng có thể chia sẻ và xem trực tiếp các dữ liệu này mà không cần đến các thiết bị cài đặt phần mềm chuyên nghiệp.
Không chỉ có thế, Dropbox Transfer còn hỗ trợ khả năng thao tác trực tiếp trên dữ liệu với các đối tác bên ngoài theo một phương thức vừa bảo mật, vừa đơn giản, giúp doanh nghiệp của bạn có thể tăng khả năng giao tiếp với đối tác, giảm thiểu quá trình chờ đợi truyền dẫn dữ liệu như thông thường và tăng năng suất công việc.
Cuối cùng, sự đơn giản của dịch vụ này cho phép bạn giám sát toàn bộ quá trình vận hành của dữ liệu doanh nghiệptrong lòng bàn tay mà không cần đến một “trung gian kỹ thuật” nào khác như với các mô hình vận hành truyền thống. Từ đó, bạn có thể dễ dàng nắm bắt hoạt động doanh nghiệp nhanh chóng và sâu sát hơn, để có thể đề ra các chiến lược, chính sách hiệu quả hơn.
Tổng kết
Nếu so sánh với việc đầu tư hệ thống IT nội bộ và các dàn NAS theo phương thức truyền thống, sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây Dropbox là đơn giản, an toàn và tiết kiệm chi phí hơn cả về thiết bị lẫn nhân lực với nhiều công cụ hỗ trợ tiên tiến chứ không đơn tuần chỉ sử dụng cho mục đích lưu trữ đơn thuần.
